APUNTES DE SECRETARIADO Y RELACIONES PÚBLICAS

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIADO

Al iniciar el trabajo  la secretaria, al organizar sus funciones,  debe comenzar por planificar sus tareas, junto con colaborar en la Planificación de las tareas de su jefe.

LA PLANIFICACION DEL TRABAJO

Al planificar el día de trabajo es necesario.-

·        Considerar la realidad en que están.  Los datos que forman la realidad.

·        Seleccionar los objetivos que se desea lograr.

·        Las actividades que se deben realizar.

LA DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS DURANTE EL DÍA:-    Distribuir las tareas durante el día es una tarea de la secretaria, cuando planifica sus tareas y más cuando debe planificar las actividades de su jefe y con su jefe.

Al planificar las tareas, siempre debemos clasificar las tareas de acuerdo a su prioridad, importancia, urgencia y complejidad.

También debe considerar el tiempo que se va a emplear en cada una de las tareas . A cada tarea se le debe asignar una cantidad de minutos, horas necesarias para realizarse. Para asignar estos  tiempos es muy importante saber: el grado de complejidad que tiene esta tarea, los esfuerzos que demandará y los distintos tiempos que hay en una oficina: horas peack horas punta, donde el movimiento de público es mayor o bien horas valle, donde la afluencia de público es menor.  Hay tareas muy complejas, que no pueden realizar con mucho movimiento de público. Por esto, algunas oficinas disponen de un horario de atención de público en la mañana y en la tarde, el tiempo es dedicado a realizar aquellas tareas que requieren mayor atención y concentración, por ejemplo responder la correspondencia.

Al planificar la Agenda Diaria, debemos considerar:-

1.     LAS TAREAS URGENTES:-  Es decir, aquellas tareas que no podemos postergar para más tarde o que deben ser hechas en  un momento específico. Porque:

a)     El jefe ha establecido una cita.

b)    Han quedado de acuerdo hacerlo  con determinadas personas a un horario preciso.

c)     Por un asunto urgente, que precisa una rápida solución.

d)    Hay una razón de tiempo para la tarea. 

El que una actividad sea urgente, no significa que sea la más importante. Porque algunos trabajos importantes conviene postergarlos para más tarde, cuando haya un tiempo más calmado o privado.

2.- LAS TAREAS IMPORTANTES:- estas son las tareas que deben hacerse y su importancia estará determinada por el jefe o la secretaria.

Algunas tareas importantes pueden ser actividades que se hacen regularmente, como recoger, registrar y entregar el correo ,  hacer el balance o arqueo de caja.

Otras tareas importantes son ocasionales o  que se realizan una sola vez, como  reorganizar el sistema de archivo, buscar un documento importante que ya se mandó a un archivo inactivo.  Estas son tareas importantes para la empresa, pero se pueden postergar porque deben ser realizado en otro momento, una vez que se solucionen los problemas urgentes.

3.- IMPREVISTOS:-  Son asuntos o hechos que pueden surgir u ocurrir en forma inesperada. Por esto la agenda debe ser flexible, abierta a los cambios.  La secretaria muchas veces debe cambiar su agenda, para adecuarse a la agenda de los jefes y a los imprevistos que surgen por el trabajo o porque los clientes presentan situaciones imprevistas. La secretaria debe tener un buen criterio para modificar las tareas. 

COORDINACIÓNCON LA AGENDA DEL JEFE.  La secretaria debe coordinar su 

 Agenda con la Agenda de su jefe. Para saber a tiempo qué tareas le corresponderá hacer, para apoyar las tareas de su jefe.  Por ejemplo, si su jefe debe dar una conferencia y eso está anotado en su Agenda, ella debe anotar en la propia lo que debe hacer para apoyarlo. Como preparar documentación, una presentación en Power Point, reserva de pasajes, reserva de hotel, etc.

LA AGENDA DEL JEFE:-  En esta agenda estarán delimitadas todas las actividades que son importantes para el jefe, actividades que debe cumplir o realizar.  Como por ejemplo:-

·        Citas o Entrevistas a las que debe acudir

·        Visitas por hacer – salidas a terrenos – viajes

·        Llamadas telefónicas pendientes

·        Actos y fechas importantes que hay que recordar

·        Líneas de trabajo o Proyectos en marcha

·        Personas a las que debe recibir, etc.

Al trabajar con la Agenda de su Jefe, la secretaria debe:-

·        Tomar en cuenta las manías y preferencias de su jefe, como por ejemplo, que le ponga a primera hora del día o al final del día las entrevistas más importantes o la más desagradable.

·        Considerar los tiempos de descanso de su jefe, en que deberá descansar unos minutos mientras la secretaria entretiene a un cliente que espera.

·        Durante el día mantener la vista en la agenda del jefe y en el reloj, para hacerle acordar o alertándole para que asista a algún compromiso.

·        No se deben descubrir ante otras personas las actividades de su jefe.

·        No debe dejar nunca la Agenda de su jefe a la vista de cualquiera.

·        La secretaria debe agendar además los compromisos personales y familiares del jefe y su esposa.

·        La secretaria debe asegurarse que el jefe le comunique cualquier cambio  en su agenda.

·        Lo más probable es que el jefe posea una agenda de bolsillo, es conveniente que la secretaria le avise los cambios en la agenda para que actualice la agenda de bolsillo.

LA AGENDA DE LA SECRETARIA

La Agenda de la Secretaria debe incluir los siguientes aspectos:

1.- Todos los compromisos del jefe

2.- Actividades importantes de su propio trabajo.

Debe anotar todas las actividades por rutinarias que sea.  Actividades y plazos.

Tener en cuenta las actividades del jefe.

Establecer un sistema de colores para distinguir las actividades del jefe de la secretaria  para distinguir tareas especiales, urgentes, importantes.

También debe tener un sistema de control, con color o con un símbolo, de las tareas ya cumplidas y las pendientes cambiarlas a la página siguiente  o a otra página de distinta fecha en la que se realizará.

LA AGENDA SIEMPRE DEBE ESTAR COMPLETA Y AL DÍA.

TALLER DE SECRETARIADO

1.-Lea comprensivamente  este apunte y confeccione en su cuaderno Mapas Conceptuales. 

2.- Busque una entrada de este Blog con un tema que le interese y coloque una opinión o un comentario.