viernes, 24 de abril de 2015





APUNTES
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE MELINKOFF
Profesor: Sra. María Cecilia Martínez Salas
                        Módulo: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL / Curso.: 4°E

Fecha.: _____________Nombre: _____________________________________________________
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE MELINKOFF
Toda empresa para organizarse, debe considerar algunas ideas fundamentales o esenciales, que debe aplicar para cumplir con las reglas básicas de una buena organización. Estas ideas y normas esenciales se llaman Principios de la organización.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN: Toda empresa, debe considerar los siguientes Principios Generales de la Organización, se llaman generales, porque son comunes a toda empresa.
Los Principios de Organización más importantes de la Organización son:-
1.-PRINCIPIO DE FIJACIÓN DE OBJETIVOS:- Lo primero que se debe hacer al organizar o crear una empresas es establecer los Objetivos para los cuales fue creada; se debe establecer si posee objetivo de lucro o sólo de bien social y luego fijar otros objetivos que son muy importantes para orientar, guiar el comportamiento, el trabajo de la empresa.
2.- PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO:- Este principio dice que en toda empresa los trabajadores deben recibir órdenes de un solo jefe. 
3.- PRINCIPIO DE FUNCIONALIDAD:-  Para organizar una empresa es indispensable determinar las funciones que se deberán cumplir en la empresa y a cada funcionario se le deben asignar las funciones mediante el Contrato de Trabajo.  Las funciones deben ser específicas y basarse en la especialización.
 4.- PRINCIPIO DEL AREA DE ACTUACIÓN:-  Este principio exige que cada jefe tenga un área, un rango de mando. Es decir un área a o de mando, un conjunto de funciones sobre las cuales debe responder a sus superiores y una cantidad de funcionarios o personal bajo su mando. Un excesivo número de funciones o un excesivo número de funcionarios, hace que la tarea del jefe sea más compleja y con mayores posibilidades de fracaso. “Quien mucho abarca, poco aprieta”.
5.- PRINCIPIO DE DIVISIÓN DEL TRABAJO:-  Cada funcionario o trabajador en la empresa, debe tener designada una función o tarea específica, concreta, para mantener un orden y la eficiencia en la estructura de la organización y en el logro de los objetivos.
6.- PRINCIPIOS DE JERARQUÍA:-  Este principio establece que en cada empresa, deben haber personas encargadas de dar órdenes y otras de recibirlas y ejecutarlas, formando una cadena de mando, una jerarquía al interior de la empresa.
Para que se cumpla este principio, debe haber respeto, disciplina y una autoridad bien definida, establecida en el organigrama.
7.- PRINCIPIO DE COORDINACIÓN Y CONTROL:-  Este Principio explica que todo jefe o superior, coordinar u organizar a los empleados, controlar su desempeño y resultados en busca de la eficiencia.
8.- PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD:-  Este Principio se refiere a que cada uno, cada empleado o trabajador en la empresa o en la organización, debe responder por su trabajo. Los jefes o superiores, deben responder por la gente que tiene bajo su mando. Por lo tanto estos jefes deben ejercer funciones de control o supervisión. Encargar la realización o ejecutar las tareas y luego hacer un seguimiento del cumplimiento correcto y eficaz de ellas.


domingo, 19 de abril de 2015

APUNTES DE SECRETARIADO Y RELACIONES PÚBLICAS

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIADO

Al iniciar el trabajo  la secretaria, al organizar sus funciones,  debe comenzar por planificar sus tareas, junto con colaborar en la Planificación de las tareas de su jefe.
LA PLANIFICACION DEL TRABAJO
Al planificar el día de trabajo es necesario.-
·        Considerar la realidad en que están.  Los datos que forman la realidad.
·        Seleccionar los objetivos que se desea lograr.
·        Las actividades que se deben realizar.
LA DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS DURANTE EL DÍA:-    Distribuir las tareas durante el día es una tarea de la secretaria, cuando planifica sus tareas y más cuando debe planificar las actividades de su jefe y con su jefe.
Al planificar las tareas, siempre debemos clasificar las tareas de acuerdo a su prioridad, importancia, urgencia y complejidad.
También debe considerar el tiempo que se va a emplear en cada una de las tareas . A cada tarea se le debe asignar una cantidad de minutos, horas necesarias para realizarse. Para asignar estos  tiempos es muy importante saber: el grado de complejidad que tiene esta tarea, los esfuerzos que demandará y los distintos tiempos que hay en una oficina: horas peack horas punta, donde el movimiento de público es mayor o bien horas valle, donde la afluencia de público es menor.  Hay tareas muy complejas, que no pueden realizar con mucho movimiento de público. Por esto, algunas oficinas disponen de un horario de atención de público en la mañana y en la tarde, el tiempo es dedicado a realizar aquellas tareas que requieren mayor atención y concentración, por ejemplo responder la correspondencia.
Al planificar la Agenda Diaria, debemos considerar:-
1.     LAS TAREAS URGENTES:-  Es decir, aquellas tareas que no podemos postergar para más tarde o que deben ser hechas en  un momento específico. Porque:
a)     El jefe ha establecido una cita.
b)    Han quedado de acuerdo hacerlo  con determinadas personas a un horario preciso.
c)     Por un asunto urgente, que precisa una rápida solución.
d)    Hay una razón de tiempo para la tarea. 

El que una actividad sea urgente, no significa que sea la más importante. Porque algunos trabajos importantes conviene postergarlos para más tarde, cuando haya un tiempo más calmado o privado.
2.- LAS TAREAS IMPORTANTES:- estas son las tareas que deben hacerse y su importancia estará determinada por el jefe o la secretaria.
Algunas tareas importantes pueden ser actividades que se hacen regularmente, como recoger, registrar y entregar el correo ,  hacer el balance o arqueo de caja.
Otras tareas importantes son ocasionales o  que se realizan una sola vez, como  reorganizar el sistema de archivo, buscar un documento importante que ya se mandó a un archivo inactivo.  Estas son tareas importantes para la empresa, pero se pueden postergar porque deben ser realizado en otro momento, una vez que se solucionen los problemas urgentes.
3.- IMPREVISTOS:-  Son asuntos o hechos que pueden surgir u ocurrir en forma inesperada. Por esto la agenda debe ser flexible, abierta a los cambios.  La secretaria muchas veces debe cambiar su agenda, para adecuarse a la agenda de los jefes y a los imprevistos que surgen por el trabajo o porque los clientes presentan situaciones imprevistas. La secretaria debe tener un buen criterio para modificar las tareas. 
COORDINACIÓNCON LA AGENDA DEL JEFE.  La secretaria debe coordinar su 

 Agenda con la Agenda de su jefe. Para saber a tiempo qué tareas le corresponderá hacer, para apoyar las tareas de su jefe.  Por ejemplo, si su jefe debe dar una conferencia y eso está anotado en su Agenda, ella debe anotar en la propia lo que debe hacer para apoyarlo. Como preparar documentación, una presentación en Power Point, reserva de pasajes, reserva de hotel, etc.
LA AGENDA DEL JEFE:-  En esta agenda estarán delimitadas todas las actividades que son importantes para el jefe, actividades que debe cumplir o realizar.  Como por ejemplo:-

·        Citas o Entrevistas a las que debe acudir
·        Visitas por hacer – salidas a terrenos – viajes
·        Llamadas telefónicas pendientes
·        Actos y fechas importantes que hay que recordar
·        Líneas de trabajo o Proyectos en marcha
·        Personas a las que debe recibir, etc.
Al trabajar con la Agenda de su Jefe, la secretaria debe:-
·        Tomar en cuenta las manías y preferencias de su jefe, como por ejemplo, que le ponga a primera hora del día o al final del día las entrevistas más importantes o la más desagradable.
·        Considerar los tiempos de descanso de su jefe, en que deberá descansar unos minutos mientras la secretaria entretiene a un cliente que espera.
·        Durante el día mantener la vista en la agenda del jefe y en el reloj, para hacerle acordar o alertándole para que asista a algún compromiso.
·        No se deben descubrir ante otras personas las actividades de su jefe.
·        No debe dejar nunca la Agenda de su jefe a la vista de cualquiera.
·        La secretaria debe agendar además los compromisos personales y familiares del jefe y su esposa.
·        La secretaria debe asegurarse que el jefe le comunique cualquier cambio  en su agenda.
·        Lo más probable es que el jefe posea una agenda de bolsillo, es conveniente que la secretaria le avise los cambios en la agenda para que actualice la agenda de bolsillo.

LA AGENDA DE LA SECRETARIA
La Agenda de la Secretaria debe incluir los siguientes aspectos:

1.- Todos los compromisos del jefe
2.- Actividades importantes de su propio trabajo.
Debe anotar todas las actividades por rutinarias que sea.  Actividades y plazos.
Tener en cuenta las actividades del jefe.
Establecer un sistema de colores para distinguir las actividades del jefe de la secretaria  para distinguir tareas especiales, urgentes, importantes.

También debe tener un sistema de control, con color o con un símbolo, de las tareas ya cumplidas y las pendientes cambiarlas a la página siguiente  o a otra página de distinta fecha en la que se realizará.

LA AGENDA SIEMPRE DEBE ESTAR COMPLETA Y AL DÍA.



TALLER DE SECRETARIADO
1.-Lea comprensivamente  este apunte y confeccione en su cuaderno Mapas Conceptuales

2.- Busque una entrada de este Blog con un tema que le interese y coloque una opinión o un comentario.



















APUNTES DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL - 3°E - 3°F - SECRETARIADO


PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN GENERAL DE  FAYOL  

Henry Fayol (1841-1925) ingeniero francés. Cumplió 30 años en la posición de Gerencia General una Empresa Siderúrgica en el norte de Francia. De 1888 a 1918 fue el Director General de esa empresa.
FAYOL resume las lecciones de su propia experiencia en una serie de Principios de Administración General.
Elabora reglas para su propio trabajo de Dirección,  que luego se convierten en principios de aplicación universal. La mayoría han llegado a ser parte del  conocimiento gerencial y muchos han sido considerados postulados fundamentales, en las Escuelas de Administración de  las Universidades más importantes del mundo.
Fayol  desarrolla los siguientes principios:
1. División del Trabajo: En la empresa, en la oficina se  debe subdividir los objetivos y dividir las tareas de acuerdo a la especialización que permite que el individuo o funcionarios sea experto y por lo tanto más productivo.
2. Autoridad: En la empresa u oficina los jefes tienen el derecho y el deber de  emitir órdenes e instrucciones. La autoridad debe ir acompañada con la responsabilidad, las obligaciones y deberes inherentes o correspondientes al cargo.
3. Disciplina: En la empresa deben existir señales de respeto a las reglas laborales y de convivencia, formalidades que exigen las relaciones de trabajo.
4. Unidad de Mando: Cada funcionario o trabajador debería tener solamente un jefe sin ninguna otra línea  de mando. Un funcionario o un grupo de trabajadores deben tener un solo jefe sobre un mismo asunto.
5. Unidad de Dirección: El personal de la oficina o empresa,  involucrado en un mismo tipo de actividades, debe tener los mismos objetivos dentro de un mismo plan.
6. Subordinación de los intereses individuales al interés general: Siempre los objetivos personales o particulares deben estar bajo los objetivos generales  de la empresa o del bien común.

7. Remuneración: En toda empresa el personal debe ser remunerado con justicia,  de acuerdo a su trabajo y sus responsabilidades. El sueldo es siempre un motivador muy importante para el personal. 

TALLER DE APLICACIÓN  
Primera Parte

1.- Lea comprensivamente cada uno de los Principios y cópielos  en su cuaderno. Escriba además lo que usted entiende de cada uno de ellos.
2.- Con una compañera, comparta lo leído y aplique cada uno de los principios de Organización de Fayol en el Colegio La Providencia. Redacten y escriban sus aplicaciones en una página tamaño carta de Word. 

3.- Envíe su aplicación al correo de tareas de la profesor.
4.- Elija una entrada con un tema que le interese en este blog y coloque una opinión o comentario. 
Bienvenidos al blog de Secretariado del colegio La Providencia Ovalle