1.- Correspondencia de entrada y salida
2.- Correos Electrónicos de entrada y salida
3.- Fax de Entrada y Salida.
LA CORRESPONDENCIA EN LA OFICINA
La Correspondencia entre empresas es el alma del comercio y
la industria. ()
Pues hace posible transmitir información rápidamente y con
facilidad. Es un instrumento esencial de la comunicación entre las empresas.
Importancia legal de
la Correspondencia:- La correspondencia posee un valor probatorio
ante los tribunales de justicia en un litigio o conflicto judicial, establecida
en el Código de Comercio.
PREGUNTAS PARA
APRENDER:-
Resuelvan las siguientes preguntas.
1.- Expliquen: ¿por qué se dice que la correspondencia es el
alma del comercio y la industria?
2.- ¿Por qué la
correspondencia es un instrumento esencial de la comunicación entre las
empresas?
3.- Expliquen con un ejemplo como la correspondencia tiene valor
probatorio en un litigio o conflicto judicial y/o de negocio.
“Mucha de nuestra correspondencia comercial se transmite todavía por el método del correo
postal tradicional, sin embargo es cada vez mayor el incremento del correo
electrónico. La secretaria debe estar preparada para manejar ambos tipos de
correos. Debe conocerlos, dominarlos en profundidad, para lograr así manejar
con eficacia y eficiencia la
correspondencia de la oficina”.
El manejo de la correspondencia en las grandes y pequeñas
empresas es diferente, por el volumen, diversidad de mensajes que se reciben y
que se despachan en la oficina o empresa.
En las pequeñas empresas, la correspondencia la maneja la
secretaria con un protocolo de registro y distribución simple. Asegurándose que
los jefes y personas que trabajan en la oficina recibirán el correo lo antes
posible, con facilidad y con seguridad. Del mismo modo, deberá ser responsable
de despachar con seguridad, eficiencia,
rapidez la Correspondencia de Salida o Enviada.
Para esto las secretarias, deberán aprender el Proceso o Protocolo de
Manejo de Correspondencia que comprenda la RECEPCIÓN Y EL DESPACHO DIARIO DE LA
MENSAJERÍA tanto por el SISTEMA DE CORREO POSTAL TRADICIONAL, como por el SISTEMA DE CORREO
ELECTRÓNICO.
En una Gran Empresa, existe un SERVICIO CENTRALIZADO DE
CORREO con personal especializado que controla, maneja:
1.- El Correo de Entrada, su recepción, registro,
clasificación y distribución.
2.- El Correo de Salida, su recogida, registro, colocación de
los sellos correspondientes y su posterior envío a la Oficina de Correos.
PREGUNTAS PARA
APRENDER:-
SELECCIONE LA
ALTERNATIVA Y EXPLIQUE, POR QUÉ LA ELIGIERON
1.- Ustedes llegan a
realizar su Práctica Profesional a una Gran Empresa, dentro de sus funciones
les responsabilizan del Manejo de la Correspondencia, qué harían?
a.- ¿Cambiarían el sistema porque nos les parece?
b.- ¿Aprenderían el Protocolo que se usa para seguirlo con
exactitud y eficiencia?
c.- ¿Seguirían practicando el Protocolo existente y una vez pasado
el tiempo, harían algunas propuestas?.
CONFECCIONEN LO QUE LES
SOLICITA EL JEFE
2.- Ustedes inician su vida laboral en una pequeña empresa donde
no existe PROTOCOLO ni REGISTRO DE CORRESPONDENCIA. El Jefe o la Jefa les pide
que diseñen:-
a). Un Protocolo con
las etapas necesarias para RECEPCIONAR – DISTRIBUIR la Correspondencia de Entrada o
Correspondencia Recibida.
b) Un Registro con sus
partes para escribir, anotar, registrar cada mensaje o correspondencia que se
recibe; para dejar constancia quien la envía quien la recibe, cuando .
c). Un Protocolo con
las etapas necesarias para:- DESPACHAR O
ENVIAR - La Correspondencia de Salida o
Correspondencia Despachada.
D) Un Registro con sus
partes para escribir, anotar, registrar cada mensaje o correspondencia que se
ENVÍA; para dejar constancia quien la envía , a quién va destinada, cuándo .
El manejo de correo
postal tradicional, exige que se proceda con un Protocolo establecido, para que
todo se maneje con un orden lógico, que permita llevar o conservar un orden que
nos permita trabajar con eficiencia. Para esto, lo más importante es que en el
servicio de control de correo de una
empresa, las operaciones se lleven a cabo siempre en ese mismo orden
o protocolo.
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