NUESTRA ACADEMIA MICROSOFT WORD 2010 - TALLER DE APLICACIÓN

ACADEMIAS MICROSOFT

COLEGIO LA PROVIDENCIA DE OVALLE

EJERCICIO  - TALLER DE APLICACIÓN

Profesoras:-  María Cecilia Martínez Salas – Rossana Guzmán Hidalgo

        

OBJETIVO DE APRENDIZAJE:- APLICAR funciones claves de Microsoft Word, interviniendo el formato del texto.

IMPORTANTE:- LEA BIEN LAS INSTRUCCIONES, LO QUE NO ENTIENDA CONSULTE A LAS PROFESRORAS.

INSTRUCCIONES:-         

1.- Cambie el tamaño de la página a Legal y con márgenes moderados.

2.- Cambie la fuente a Times New Roman, tamaño 12.

3.- Coloque número a la página.

4.-  Agregue el siguiente Nuevo Comentario al título del Tema “ESTRUCUTRA DEL OFICIO”, “Desarrolle un esquema de oficio marcando sus partes”.

5.- Agregue color al  fondo de página, Anaranjado, énfasis 6, claro 80%.

6.- Agregue marca de agua PRIORITARIO 1.

7.- Cambie el estilo del texto de DISTINTIVO A SOFISTICADO.

8.- Coloque el cursor sobre el título, creando una TABLA DE CONTENIDO. Tabla Automática 1.

9.- Inserte Nota al Pie de Página, que diga Viviy0hon.

10.- Busque y marque las palabras “oficio” en el texto, utilizando el PANEL DE NAVEGACIÓN. Reemplace la palabra formado por constituido, en la frase del punto 3, utilizando EL PANEL DE NAVEGACIÓN HERRAMIENTA REEMPLAZAR.

“ESTRUCTURA DEL OFICIO”

Texto de Propiedad de la profesora, señora Vivi Yohon del Instituto Comercial de Linares. Extraído del Blog http://redaccomercialeinformatica.blogspot.com/

“Las partes fundamentales que constituyen estructuralmente el Oficio son:

1.-        Membrete:

            Es la inscripción o grupo de datos que van impresos en al ángulo superior izquierdo de un documento o comunicación escrita. Aquí, específicamente se hará mención clara del Servicio Público que lo emite, encabezado por la frase “República de Chile”. Le sigue la Institución responsable del mensaje. En otras líneas, la división que lo imparte, el lugar de donde se manda, el remitente específico (Secretaría, Dirección, por ejemplo). Algunas veces puede ir la dirección postal y telefónica. De todas maneras, hay que tratar que el membrete sea lo más sencillo posible, sin recargarlo en exceso. Todo membrete va con mayúsculas y al margen superior izquierdo. En estricto rigor, el orden de transcripción sería: República de Chile, Ministerio del que emana, Departamento, Sección, Lugar específico de emisión (ciudad).

2.-        Encabezado o Identificación del Oficio:

            Está compuesto por la Identificación del documento, sus Antecedentes, la Materia, los Inclusos, la Fecha, el Emisor y el Receptor, los que se explican a continuación:

a. Identificación y número, Siempre debe señalarse el tipo de Oficio que se envía, y esto se hace en virtud del contenido (ORD, RES, SEC), anotando en seguida su número correlativo, dependiendo del orden y del número de oficios que la Institución haya emitido.

b. Antecedentes, en este se hace referencia a una comunicación anterior que está ligada con el asunto tratado en el Oficio actual, cuando no existan antecedentes se anota la frase “NO HAY”.

c. Materia, corresponde a un resumen breve de lo que tratará el oficio, es equivalente a la referencia de las cartas comerciales.

d. Fecha, es el lugar, día, mes y año de expedición del documento, es de gran importancia sobre todo por los plazos para llevar a cabo las instrucciones, órdenes o asuntos encomendados a quienes va dirigido el oficio.

e. De, identifica a la persona o autoridad que emite el mensaje, habitualmente se pone tanto el nombre como el cargo de la persona que emana el mensaje. Todo se transcribe con mayúsculas cerradas.

f. A, identifica al receptor del mensaje. También se consigna con mayúsculas cerradas. En pocas ocasiones, sólo cuando se debe individualizar a muchos departamentos o personas sólo se pone la frase “SEGÚN DISTRIBUCIÓN”, para no recargar demasiado la presentación de esta parte del Oficio.

3.-        Cuerpo o Texto. Está formado por tres párrafos que se explican a continuación:

            Párrafo Introductivo: en él se pone al asunto de manifiesto, vale decir, aquí se identifica el tema que se va a tratar, para esto debemos hacer una introducción que nos centre en la información, luego debemos incluir una relación ordenada de los hechos y antecedentes relativos al asunto o tema, lo cual nos ayudará a clarificar la situación expuesta; luego, si corresponde y es pertinente se deben nombrar algunas disposiciones legales y reglamentarias que contribuyan a determinar de forma más explicita el asunto.

            Párrafo Considerativo, en él debemos determinar el problema central, establecer nuestro pensamiento respecto a él, después se hace un análisis minuciosos del asunto, considerando detalladamente los hechos y circunstancias que afectan la gravedad del problema y por último se incluyen opiniones personales respecto a la situación tratada.

            Párrafo Conclusivo, formalmente es el término del Oficio, aquí debemos mencionar el objetivo de éste y la decisión que hayamos tomado sobre el tema que lo originó.

4.-        Frase de Despedida, Es permitida en el Oficio, siempre y cuando sea breve y sobria, recordando siempre que estos documentos emana de autoridades y que las respuestas van dirigidas a ellas.

5.-        Pie de Firma; en esta parte del documento se especifica el nombre, apellidos, profesión y cargo que desempeña el emisor o responsable del contenido del Oficio en cuestión.

6.-        Iniciales de Responsabilidad; sirven para identificar a quienes redactaron y transcribieron el documento, anotándose con mayúsculas las iniciales del emisor (persona o autoridad responsable del mensaje) , separadas por una diagonal, de las iniciales de la persona que lo elaboró mediante el computador, las cuales van escritas en minúsculas.

7.-        Distribución: en este punto se indican las personas y organismos a quienes va la comunicación, si ello no se indicara, se produciría un desorden administrativo, por cuanto no se sabría con seguridad qué personas participan en el asunto y probablemente se enviará copia a quien ya la posee. Es importante también por un asunto de responsabilidad compartida en relación al conocimiento del problema y las medidas que se tomen para solucionarlo. En la actualidad el sólo conocimiento puede ser causal de despido, si no se ha hecho lo adecuado o de acciones legales si se incurre en dolo.”

LAS RELACIONES HUMANAS UNA TAREA COTIDIANA Y DE TODOS

 

 

LAS RELACIONES HUMANAS UNA TAREA COTIDIANA

Y DE TODOS

 

Todo acto en que intervengan dos o más personas y la interacción entre ellas, es una relación humana. Los seres humanos no somos islas, ni somos hongos. La personalidad del individuo se forma  en la interacción. La psicología moderna ha evidenciado y demostrado el impacto decisivo de las relaciones humanas en la infancia para la formación del carácter. También las empresas se forman y se desarrollan en la interacción. Tu como secretaria, te encuentras inmersa en una red de relaciones más o menos vasta y más o menos densa, según tu empresa y según Tus interacciones caen dentro de dos grandes clasificaciones: a.-Relaciones formales, programadas por la empresa y/o propias del puesto. b.-Relaciones informales, los contactos que tú vas creando espontáneamente a través de experiencias comunes, simpatías, gusto afines, etc. Nuestro bienestar y nuestro prestigio depende de la manera como podamos establecer nuestras relaciones con quienes estamos vinculados, y si nuestro propósito es lograr una buena forma de convivencia con todos, estamos obligados a buscar los medios adecuados para conseguirlo. Los principales objetivos de las Relaciones Humanas son: Mejorar las relaciones entre los hombres a través del conocimiento y la comprensión. Hacer más fácil y eficaz la comunicación interpersonal Eliminar motivos de fricción Buscar la armonía individual y social El hombre desde sus inicios vio la necesidad de agruparse socialmente y formar parte de una entidad mayor, aprendió a comunicarse y ha establecer relaciones con otros hombres, tratando de compartir experiencias que lo ayudaran a hacer más agradable, confortable y segura su vida diaria. El trabajo además de ser una actividad, es el medio por el cual se producen los bienes y servicios que la sociedad requiere, integrando al individuo de relación que ha constituido la sociedad. El factor básico de un grupo son las personas que la integran, aunque la razón de ser un grupo, es el objetivo por el que la gente se une. Algunos principios generales que pueden ayudar al logro de buenas relaciones en el trabajo son: Aceptar que todos los seres humanos tenemos una personalidad única y diferente, por ello no todos reaccionamos exactamente igual ante situaciones similares. Nuestro comportamiento no solo está condicionado por nuestra personalidad, sino también en gran parte, por el ambiente en que vivimos. El comportamiento humano no sólo es racional, sino también emocional, es decir, las cosas que hacemos son debidas no únicamente a la razón, sino también a los sentimientos. Debido a las diferencias individuales es muy posible que tengamos distintos puntos de vista ante los mismos hechos. Aunque a muchos nos gustaría que los demás fueran como nosotros mismos, esto no es posible porque todos y cada uno somos diferentes y únicos. Es importante adoptar una actitud positiva y de tolerancia hacia nuestros semejantes. Esto significa aceptar a los demás tal y como son, con sus defectos, fallas y virtudes. Es necesario propiciar una comunicación clara y honesta que permita la libre expresión de ideas y sentimientos. Es conveniente alentar la participación mediante la aceptación de ideas y sugerencias comentando ampliamente los asuntos de que se trate. En todos los casos no debemos imponer nuestros puntos de vista para lograr que las cosas se lleven a cabo, sino hacer que los responsables participen en el estudio y en la solución del problema, así como en la toma de decisiones, de esta forma cada uno se involucrarán en los asuntos de su trabajo logrando una motivación positiva y creadora.   Cuando existan conflictos es importante no reprimirlos y olvidarlos, sino hacerles frente logrando encontrar las causas verdaderas y darles una solución definitiva. Cuando nos expresamos, nuestros sentimientos y nuestras emociones, nos presentamos ante los demás como personas auténticas y sinceras. Cuando se trate de implantar cambios en el trabajo o establecer alguna innovación, será conveniente analizarlos con los afectos y solicitar su colaboración. El lograr buenas relaciones humanas en el trabajo significar que las personas que trabajan juntas deben llevarse bien, de manera tal, que logren alcanzar sus objetivos personales y al mismo tiempo lograr los objetivos de la organización en un ambiente agradable.    PREGUNTAS PARA TRABAJAR        1.- ¿Expliqué por qué las personas forman su carácter en la interacción? 2.- ¿Por qué las empresas se forman o desarrollan en la interacción? 3.- ¿ Cuándo y Cómo las relaciones humanas ayudan a lograr objetivos en la oficina? 4.- ¿Cómo las relaciones humanas influyen en un  buen ambiente o mal ambiente laboral?, especifique con ejemplos. 5.- Desarrolle 4 Principios de Relaciones Humanas que se deben practicar en la vida coridiana personal  y en la vida laboral. 6.- ¿Qué significa para usted que todos somos responsables de lograr y mantener buenas relaciones humanas en la oficina?. 7.- Explique las relaciones existentes entre Relaciones Humanas y Clima o Ambiente laboral.

 

 

 



PUBLICO Y RELACIONES PÚBLICAS EN LAS EMPRESAS

Para las empresas es fundamental el trato y comunicación con su público, interno y externo y generar una imagen positiva en la opinión pública, para analizar mejor las Relaciones Públicas institucionales, debemos primero tener un concepto más o menos claro de lo que es el público y la opinión pública.

Definiciones importantes: De acuerdo a la profesora Juliana Villamonte de la facultad de Comunicación Social de la Universidad de Panamá, se puede definir el concepto Público, como “la pluralidad de personas que constituyen el soporte de la opinión pública” Es decir es el conjunto de personas que tienen ideas, opiniones, compromisos, relaciones con una idea, organización o temas.  Se diferencia de la “masa”, en que el público tiene algo que decir sobre un tema común que los relaciones. En la masa está toda la gente, los con opinión y los sín opinión.

 

La opinión pública por tanto es la expresión “de ese colectivo o grupo que llamamos público”

PREGUNTAS PARA TRABAJAR:-

1.-  Si las Relaciones Públicas se definen como las relaciones de la empresa con su público ¿Qué importancia tiene el trabajo de Relaciones Públicas para la empresa y para la secretaria?

 

2.- Investigue actividades de Relaciones Públicas que realiza una empresa: a) Para su Público Interno b) Para su Público Externo.

 

3.- Qué importancia tiene la Opinión Pública para la empresa. Fundamente.

4.- Investigue dos situaciones de Relaciones Públicas Positivas y dos situaciones de Relaciones Públicas negativas de las empresas con el público externo.

5.- Explique la importancia de las comunicaciones internas y externas en las Relaciones Públicas de la empresa.

 

6.- Por qué los conflictos laborales generalmente son consecuencia de malas Relaciones Humanas y deficientes Relaciones Públicas de la Empresa.

 

7.- A su juicio quiénes son los responsables de las Relaciones Humanas y de las Relaciones Públicas de la empresa.

INTRODUCCIÓN A LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LA EMPRESA



 

Las instituciones no son sistemas cerrados: unas más que otras, viven abiertas a su medio social. Hasta un convento de clausura tiene múltiples vías de salida y entrada. Una de las grandes responsabilidades de la secretaria moderna es la comunicación con el público. A través de esta comunicación la secretaria se convierte en una carta de presentación, más impactante, para bien o para mal, que el logotipo, los uniformes y las oficinas. Y vienen a ser un factor de primera importancia de la imagen de la empresa, que a su vez, es tan importante en el mundo moderno.

¿Cuál es la diferencia entre las relaciones humanas y las relaciones públicas? Que el público en cuanto tal es anónimo. Una persona que despacha en una taquilla del cine, un médico que trabaja en su consultorio, o un taxista del aeropuerto, se dice que atienden al público porque tratan a quien se acerque, quienquiera que sea y sin tener que trabar una relación de conocidos o amigos. Y si alguien es conocido o amigo, lo es por casualidad.

Tipos de público:

El exigente

El presumido o "echador"

El déspota

El agresivo

El impaciente

El desorientado despistado

El tímido

El torpe

El "locuaz" que quiere matar el tiempo platicando

El flirteador superficial

El tortuoso

Algunos de éstos son muy difíciles de tratar, por lo tanto tienes  la tarea de discernir e identificar a los tipos negativos, de modo que estés preparada para manejarlos sin dejarte meter en su juego. Aplica tu psicología innata. Así como te solía decir "de músico, poeta y loco todos tenemos un poco", también lo tenemos de psicólogo, no cabe la menor duda, de lo contrario no podríamos vivir entre la gente. Sobre todo lo tienen las mujeres que son intuitivas y en cuyo mundo son más las personas que las cosas.  

Como secretaria debes tener claro que tu trabajo está estrechamente relacionado con la atención de público, eres "la primera relacionadora pública" de tu empresa. Es decir, tu contacto con la gente es fundamental. Por eso debes distinguir los distintos públicos de la empresa; el público interno: los directivos, los trabajadores, los empleados. El público externo:  accionistas,  clientes, proveedores, distribuidores, gobierno, etc.

 

NUESTRA ACADEMIA MICROSOFT PARA UN MAÑANA MEJOR. UNA TAREA DE FORMACIÓN PROFESIONAL.

 Queridas alumnas del 4°E de Secretariado, generación 2013, están próximas a egresar y antes de terminar su Enseñanza Media han tenido la importante oportunidad de iniciar un trabajo de capacitación en Microsoft Word 2010 gracias a un Convenio del Ministerio de Educación. Hemos trabajado ya varios meses, han trabajado en la plataforma y todas han aprendido diversas herramientas básicas y avanzadas del procesador de texto versión 2010, las que obviamente les serán de gran utilidad en el desempeño profesional, tanto en sus Prácticas como en su destino laboral.

A continuación comenzamos a entregar guías de ejercicios y fundamentos teóricos para desarrollar las acciones y "aprender haciendo" . Por lo tanto, estas tareas son para que las realicen y practiquen ojalá varias veces hasta aprender, apropiarse del conocimiento y luego ser evaluadas para avanzar y completar nuestra preparación para ojalá acceder a la certificación .

Aplicar una Plantilla a un Documento

Word proporciona una amplia gama de plantillas, que incluyen cartas, portadas de fax, guías, folletos, calendarios y diversos documentos profesionales. Puede crear documentos de gran calidad en poco tiempo usando plantillas.

¿Qué son las "plantillas"?

Las plantillas son patrones para crear documentos. Dado que las plantillas ofrecen configuraciones predeterminadas como texto, renglones, opciones de formato y diseños de página, le permiten crear documentos más rápidamente que si comenzara con una hoja en blanco.

Como Word tiene muchas plantillas, busque una que se ajuste a sus necesidades antes de comenzar a trabajar en una página en blanco.

Usar plantillas

Word cuenta con plantillas preinstaladas y es posible descargar más del sitio web de Office Online.

En este ejemplo, intentemos buscar una plantilla en el sitio web de Office Online.

1.     Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Nuevo Plantillas de Ejemplos o

2.     Haga clic en la categoría que desee (son tipos como Presupuestos, Calendarios y Faxes) de Plantillas de Office.com

EJERCICIOS DE APLICACIÓN

1.- Crear un nuevo documento utilizando la plantilla de informe tema urbano que el título del Ensayo sea NUESTRO SER PROVIDENCIA y el subtítulo 107 Años de historia y guardar el archivo en la carpeta de documentos, abriendo una nueva carpeta llamada ENSAYOS.

2.-Crear un nuevo documento con la plantilla boletín ejecutivo, hacer que el título sea febrero boletín y guardar el archivo como boletín en la carpeta de documentos. Abriendo la carpeta BOLETINES INFORMATIVOS.

3.-  Compartir documentos;. Enviar un documento en un mensaje de correo electrónico.

• Enviar un archivo como datos adjuntos

1. Haga clic en Archivo.
2. Haga clic en Guardar y enviar.
3. Seleccione Enviar mediante correo electrónico y, a continuación, elija una de las siguientes opciones:

• Enviar como datos adjuntos    Abre un mensaje de correo electrónico con una copia del archivo en el formato de archivo original adjunta.
• Enviar como PDF    Abre un mensaje de correo electrónico con una copia del archivo en el formato .pdf adjunta.
• Enviar como XPS    Abre un mensaje de correo electrónico con una copia del archivo en el formato .xps adjunta . Practique todas las operaciones de envío.  

** Informe a su profesora los resultados por correo.