PRINCIPIOS DEL TAYLORISMO : Frederick Winslow Taylor es considerado uno de los primeros pensadores de la administración gerencial. Con su obra “Principios de la administración científica”, da los primeros pasos del pensamiento administrativo y hoy su legado es considerado como fundamental y una referencia obligatoria para cualquier gerente ya que a pesar del tiempo, sus apreciaciones resultan de gran actualidad. El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una Administración Científica a partir de los siguientes principios 1. Organización del Trabajo 2. Selección y entrenamiento del trabajador 3. Cooperación y remuneración por rendimiento individual 4. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo. 1. Organización Científica del Trabajo:- Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo, teniendo en cuenta. (tiempos, demoras, movimientos, operaciones responsables y herramientas. 2. Selección y entrenamiento del trabajador:- La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus capacidades, propiciando una mejora del bienestar del trabajador. Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los requisitos mínimos de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo siempre al personal más capacitado. 3. Cooperación entre directivos y operarios:- La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación del trabajo. Taylor propone varios mecanismos para lograr dicha cooperación: • Remuneración por unidad de trabajo. • Una estructura de jefes o (capataces) que debido a su mayor conocimiento puedan coordinar la labor de la empresa y puedan colaborar e instruir a sus subordinados. División del trabajo entre directivos y operarios: Para Taylor debían existir varias tareas para los diferentes jefes funcionales: Jefe de programación, de tiempos y costos, de mantenimiento de asignación de material, de instrucciones de producción de control de calidad, de desarrollo de trabajo y de relaciones de personal. • 4. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios del trabajo manual, generando una división del trabajo más acentuada y mayor eficiencia.

LA GESTIÓN DE CALIDAD - PRINCIPIOS DE CALIDAD

LA CALIDAD TOTAL

Edwards Deming conocido como el padre de la calidad total definió la calidad como un grado predecible de uniformidad que proporciona fiabilidad a bajo costo en el mercado lo que resumió "Hacer las cosas bien en la primera y para siempre""

Para Joseph Duran la calidad tiene que ver con la función que cumple en producto, pues calidad representa la adecuación del producto al uso requerido (Joseph Duran, 1990)

Kaoru Ishikawa señala que la calidad constituye una función integral de toda organización es el resultado de un control de cada individuo y de cada división que conforma la empresa puesto que se tiene que practicar para que se pueda definir y sostiene lo siguiente:

La calidad empieza y termina con la educación.

El primer paso en la calidad es conocer las necesidades de los clientes.

El estado ideal del control de la calidad ocurre cuando ya no es necesaria la inspección.

Eliminar la causa raíz de los problemas y no los síntomas.

El control de calidad es responsabilidad de todos los trabajadores en todas las divisiones.

No confunda los medios con los objetivos.

Ponga la calidad en primer término y dirija su vista a las utilidades a largo plazo.

La mercadotecnia es la entrada y salida de la calidad.

El 95% de los problemas de una empresa se pueden resolver con simples herramientas de análisis y de solución de problemas.

Philip Crosby define a la calidad como cumplir con los requisitos del cliente y según él la administración de la calidad de incluyen los puntos siguientes:

Calidad significa conformidad con las necesidades y no elegancia.

No existe tal cosa que un problema de calidad: los problemas deben ser identificados por aquellos individuos o departamentos que los causan, por lo que una empresa puede experimentar problemas de contabilidad, de manufactura, de diseño, de relaciones con los clientes, etc.

No existe tal cosa que una economía de la calidad; siempre es más económico hacer el trabajo bien desde la primera vez: Crosby apoya la premisa de que la "economía de la calidad" no tiene ningún significado. La calidad es gratuita. Lo que cuesta dinero son todas aquellas acciones que involucra no hacer los trabajos bien desde la primera vez.

La única medición del desempeño es el costo de la calidad, es decir el desembolso por falta de conformidad: Crosby observa que la mayoría de la empresas desembolsan de 15 a 20% de sus dólares de ventas en costos de calidad. Una empresa con un programa bien operado de administración de la calidad puede conseguir un costo de calidad que sea inferior a 2.5% de las ventas, principalmente en las categorías de prevención y evaluación. El programa de Crosby requiere la medición y publicación del costo de la mala calidad.

El único estándar de desempeño es "cero defectos" (ZD, por sus siglas en inglés): Crosby opina que la idea de cero defectos generalmente se ha entendido mal y se ha rechazado. Cero defectos no es un programa de motivación.

Cero defectos es una norma de desempeño. Es el estándar del artesano, independientemente de su responsabilidad. El tema de cero defectos es hacerlo bien a la primera vez, lo que significa concentrase en evitar defectos, más que simplemente localizarlos y corregirlos.

Principios de gestión de la calidad

Para conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Se puede lograr el éxito implementando y manteniendo un sistema de gestión que está diseñado para mejorar continuamente su desempeño mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas. La gestión de una organización comprende la gestión de la calidad entre otras disciplinas de gestión.

Se han identificado ocho principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño.

1.-Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes.

2.-Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

3.-Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

4.-Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza mis eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

5.-Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.

6.-Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.

7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Estos ocho principios de gestión de la calidad constituyen la base de las normas de sistemas de gestión de la calidad de la familia de Normas ISO 9000.

TALLER DE APLICACIÓN 

Lea atentamente el texto,  en su cuaderno confeccione un cuadro resumen con los Principios de Gestión de Calidad.

Con tres compañeras invente una micro empresa innovadora, confeccione su Ficha Técnica que la identifique  y en el desarrollo de su empresa, aplique los Principios de Gestión de Calidad y Los Principios de Administración Científica de Frederick Taylor. Preparen su trabajo mediante una Presentación Power Point, luego expóngalo frente a su curso.  Plazo: Viernes 5 de Junio de 2015.

Agradecemos la posibilidad de trabajar este texto en clases con mis alumnas. Prof. María Cecilia Martínez S.
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos100/sobre-liderazgo-gestion-calidad/sobre-liderazgo-gestion-calidad.shtml#ixzz3aS8LY22k

APUNTES

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE MELINKOFF

Profesor: Sra. María Cecilia Martínez Salas

                        Módulo: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL / Curso.: 4°E

Fecha.: _____________Nombre: _____________________________________________________

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE MELINKOFF

Toda empresa para organizarse, debe considerar algunas ideas fundamentales o esenciales, que debe aplicar para cumplir con las reglas básicas de una buena organización. Estas ideas y normas esenciales se llaman Principios de la organización.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN: Toda empresa, debe considerar los siguientes Principios Generales de la Organización, se llaman generales, porque son comunes a toda empresa.

Los Principios de Organización más importantes de la Organización son:-

1.-PRINCIPIO DE FIJACIÓN DE OBJETIVOS:- Lo primero que se debe hacer al organizar o crear una empresas es establecer los Objetivos para los cuales fue creada; se debe establecer si posee objetivo de lucro o sólo de bien social y luego fijar otros objetivos que son muy importantes para orientar, guiar el comportamiento, el trabajo de la empresa.

2.- PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO:- Este principio dice que en toda empresa los trabajadores deben recibir órdenes de un solo jefe. 

3.- PRINCIPIO DE FUNCIONALIDAD:-  Para organizar una empresa es indispensable determinar las funciones que se deberán cumplir en la empresa y a cada funcionario se le deben asignar las funciones mediante el Contrato de Trabajo.  Las funciones deben ser específicas y basarse en la especialización.

 4.- PRINCIPIO DEL AREA DE ACTUACIÓN:-  Este principio exige que cada jefe tenga un área, un rango de mando. Es decir un área a o de mando, un conjunto de funciones sobre las cuales debe responder a sus superiores y una cantidad de funcionarios o personal bajo su mando. Un excesivo número de funciones o un excesivo número de funcionarios, hace que la tarea del jefe sea más compleja y con mayores posibilidades de fracaso. “Quien mucho abarca, poco aprieta”.

5.- PRINCIPIO DE DIVISIÓN DEL TRABAJO:-  Cada funcionario o trabajador en la empresa, debe tener designada una función o tarea específica, concreta, para mantener un orden y la eficiencia en la estructura de la organización y en el logro de los objetivos.

6.- PRINCIPIOS DE JERARQUÍA:-  Este principio establece que en cada empresa, deben haber personas encargadas de dar órdenes y otras de recibirlas y ejecutarlas, formando una cadena de mando, una jerarquía al interior de la empresa.

Para que se cumpla este principio, debe haber respeto, disciplina y una autoridad bien definida, establecida en el organigrama.

7.- PRINCIPIO DE COORDINACIÓN Y CONTROL:-  Este Principio explica que todo jefe o superior, coordinar u organizar a los empleados, controlar su desempeño y resultados en busca de la eficiencia.

8.- PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD:-  Este Principio se refiere a que cada uno, cada empleado o trabajador en la empresa o en la organización, debe responder por su trabajo. Los jefes o superiores, deben responder por la gente que tiene bajo su mando. Por lo tanto estos jefes deben ejercer funciones de control o supervisión. Encargar la realización o ejecutar las tareas y luego hacer un seguimiento del cumplimiento correcto y eficaz de ellas.

APUNTES DE SECRETARIADO Y RELACIONES PÚBLICAS

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIADO

Al iniciar el trabajo  la secretaria, al organizar sus funciones,  debe comenzar por planificar sus tareas, junto con colaborar en la Planificación de las tareas de su jefe.

LA PLANIFICACION DEL TRABAJO

Al planificar el día de trabajo es necesario.-

·        Considerar la realidad en que están.  Los datos que forman la realidad.

·        Seleccionar los objetivos que se desea lograr.

·        Las actividades que se deben realizar.

LA DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS DURANTE EL DÍA:-    Distribuir las tareas durante el día es una tarea de la secretaria, cuando planifica sus tareas y más cuando debe planificar las actividades de su jefe y con su jefe.

Al planificar las tareas, siempre debemos clasificar las tareas de acuerdo a su prioridad, importancia, urgencia y complejidad.

También debe considerar el tiempo que se va a emplear en cada una de las tareas . A cada tarea se le debe asignar una cantidad de minutos, horas necesarias para realizarse. Para asignar estos  tiempos es muy importante saber: el grado de complejidad que tiene esta tarea, los esfuerzos que demandará y los distintos tiempos que hay en una oficina: horas peack horas punta, donde el movimiento de público es mayor o bien horas valle, donde la afluencia de público es menor.  Hay tareas muy complejas, que no pueden realizar con mucho movimiento de público. Por esto, algunas oficinas disponen de un horario de atención de público en la mañana y en la tarde, el tiempo es dedicado a realizar aquellas tareas que requieren mayor atención y concentración, por ejemplo responder la correspondencia.

Al planificar la Agenda Diaria, debemos considerar:-

1.     LAS TAREAS URGENTES:-  Es decir, aquellas tareas que no podemos postergar para más tarde o que deben ser hechas en  un momento específico. Porque:

a)     El jefe ha establecido una cita.

b)    Han quedado de acuerdo hacerlo  con determinadas personas a un horario preciso.

c)     Por un asunto urgente, que precisa una rápida solución.

d)    Hay una razón de tiempo para la tarea. 

El que una actividad sea urgente, no significa que sea la más importante. Porque algunos trabajos importantes conviene postergarlos para más tarde, cuando haya un tiempo más calmado o privado.

2.- LAS TAREAS IMPORTANTES:- estas son las tareas que deben hacerse y su importancia estará determinada por el jefe o la secretaria.

Algunas tareas importantes pueden ser actividades que se hacen regularmente, como recoger, registrar y entregar el correo ,  hacer el balance o arqueo de caja.

Otras tareas importantes son ocasionales o  que se realizan una sola vez, como  reorganizar el sistema de archivo, buscar un documento importante que ya se mandó a un archivo inactivo.  Estas son tareas importantes para la empresa, pero se pueden postergar porque deben ser realizado en otro momento, una vez que se solucionen los problemas urgentes.

3.- IMPREVISTOS:-  Son asuntos o hechos que pueden surgir u ocurrir en forma inesperada. Por esto la agenda debe ser flexible, abierta a los cambios.  La secretaria muchas veces debe cambiar su agenda, para adecuarse a la agenda de los jefes y a los imprevistos que surgen por el trabajo o porque los clientes presentan situaciones imprevistas. La secretaria debe tener un buen criterio para modificar las tareas. 

COORDINACIÓNCON LA AGENDA DEL JEFE.  La secretaria debe coordinar su 

 Agenda con la Agenda de su jefe. Para saber a tiempo qué tareas le corresponderá hacer, para apoyar las tareas de su jefe.  Por ejemplo, si su jefe debe dar una conferencia y eso está anotado en su Agenda, ella debe anotar en la propia lo que debe hacer para apoyarlo. Como preparar documentación, una presentación en Power Point, reserva de pasajes, reserva de hotel, etc.

LA AGENDA DEL JEFE:-  En esta agenda estarán delimitadas todas las actividades que son importantes para el jefe, actividades que debe cumplir o realizar.  Como por ejemplo:-

·        Citas o Entrevistas a las que debe acudir

·        Visitas por hacer – salidas a terrenos – viajes

·        Llamadas telefónicas pendientes

·        Actos y fechas importantes que hay que recordar

·        Líneas de trabajo o Proyectos en marcha

·        Personas a las que debe recibir, etc.

Al trabajar con la Agenda de su Jefe, la secretaria debe:-

·        Tomar en cuenta las manías y preferencias de su jefe, como por ejemplo, que le ponga a primera hora del día o al final del día las entrevistas más importantes o la más desagradable.

·        Considerar los tiempos de descanso de su jefe, en que deberá descansar unos minutos mientras la secretaria entretiene a un cliente que espera.

·        Durante el día mantener la vista en la agenda del jefe y en el reloj, para hacerle acordar o alertándole para que asista a algún compromiso.

·        No se deben descubrir ante otras personas las actividades de su jefe.

·        No debe dejar nunca la Agenda de su jefe a la vista de cualquiera.

·        La secretaria debe agendar además los compromisos personales y familiares del jefe y su esposa.

·        La secretaria debe asegurarse que el jefe le comunique cualquier cambio  en su agenda.

·        Lo más probable es que el jefe posea una agenda de bolsillo, es conveniente que la secretaria le avise los cambios en la agenda para que actualice la agenda de bolsillo.

LA AGENDA DE LA SECRETARIA

La Agenda de la Secretaria debe incluir los siguientes aspectos:

1.- Todos los compromisos del jefe

2.- Actividades importantes de su propio trabajo.

Debe anotar todas las actividades por rutinarias que sea.  Actividades y plazos.

Tener en cuenta las actividades del jefe.

Establecer un sistema de colores para distinguir las actividades del jefe de la secretaria  para distinguir tareas especiales, urgentes, importantes.

También debe tener un sistema de control, con color o con un símbolo, de las tareas ya cumplidas y las pendientes cambiarlas a la página siguiente  o a otra página de distinta fecha en la que se realizará.

LA AGENDA SIEMPRE DEBE ESTAR COMPLETA Y AL DÍA.

TALLER DE SECRETARIADO

1.-Lea comprensivamente  este apunte y confeccione en su cuaderno Mapas Conceptuales. 

2.- Busque una entrada de este Blog con un tema que le interese y coloque una opinión o un comentario.

APUNTES DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL - 3°E - 3°F - SECRETARIADO

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN GENERAL DE  FAYOL  

Henry Fayol (1841-1925) ingeniero francés. Cumplió 30 años en la posición de Gerencia General una Empresa Siderúrgica en el norte de Francia. De 1888 a 1918 fue el Director General de esa empresa.

FAYOL resume las lecciones de su propia experiencia en una serie de Principios de Administración General.

Elabora reglas para su propio trabajo de Dirección,  que luego se convierten en principios de aplicación universal. La mayoría han llegado a ser parte del  conocimiento gerencial y muchos han sido considerados postulados fundamentales, en las Escuelas de Administración de  las Universidades más importantes del mundo.

Fayol  desarrolla los siguientes principios:

1. División del Trabajo: En la empresa, en la oficina se  debe subdividir los objetivos y dividir las tareas de acuerdo a la especialización que permite que el individuo o funcionarios sea experto y por lo tanto más productivo.

2. Autoridad: En la empresa u oficina los jefes tienen el derecho y el deber de  emitir órdenes e instrucciones. La autoridad debe ir acompañada con la responsabilidad, las obligaciones y deberes inherentes o correspondientes al cargo.

3. Disciplina: En la empresa deben existir señales de respeto a las reglas laborales y de convivencia, formalidades que exigen las relaciones de trabajo.

4. Unidad de Mando: Cada funcionario o trabajador debería tener solamente un jefe sin ninguna otra línea  de mando. Un funcionario o un grupo de trabajadores deben tener un solo jefe sobre un mismo asunto.

5. Unidad de Dirección: El personal de la oficina o empresa,  involucrado en un mismo tipo de actividades, debe tener los mismos objetivos dentro de un mismo plan.

6. Subordinación de los intereses individuales al interés general: Siempre los objetivos personales o particulares deben estar bajo los objetivos generales  de la empresa o del bien común.

7. Remuneración: En toda empresa el personal debe ser remunerado con justicia,  de acuerdo a su trabajo y sus responsabilidades. El sueldo es siempre un motivador muy importante para el personal. 

TALLER DE APLICACIÓN  

Primera Parte

1.- Lea comprensivamente cada uno de los Principios y cópielos  en su cuaderno. Escriba además lo que usted entiende de cada uno de ellos.

2.- Con una compañera, comparta lo leído y aplique cada uno de los principios de Organización de Fayol en el Colegio La Providencia. Redacten y escriban sus aplicaciones en una página tamaño carta de Word. 

3.- Envíe su aplicación al correo de tareas de la profesor.
4.- Elija una entrada con un tema que le interese en este blog y coloque una opinión o comentario.